Ausgangssituation und Projektinhalt
Das Projekt „Elektronische Aktenführung“ ist Teil des Projektes zur Reform der Zentralen Hochschulverwaltung.
Derzeit werden in den Abteilungen der ZHV und in den Fachbereichen die Verwaltungsaufgaben überwiegend in Papierform bearbeitet. Diese Verfahrensweise ist mit Organisations-, Struktur-, und Medienbrüchen behaftet. Im Rahmen des Projektes ist geplant für priorisierte Fachverfahren die elektronische Aktenführung einzuführen. Dies soll die Modernisierung der Verwaltungsvorgänge innerhalb der HWR Berlin unterstützen. Durch eine elektronische Aktenführung können u.a. die Arbeitsprozesse der Hochschulverwaltung effizienter gestaltet und die Verwaltungsaufwände reduziert werden. Bei den priorisierten Fachverfahren handelt es sich um die Rechnungsverarbeitung, die Personalaktenführung, die Führung der Studierendenakte, die Gremienaktenführung und die Beschaffung. Diese werden innerhalb des Projekts in Teilprojekten umgesetzt. Die Ausgangssituation und der Projektinhalt der einzelnen Teilprojekte werden in den jeweiligen Projektaufträgen der Teilprojekte beschrieben.
Für die Umsetzung der elektronischen Aktenführung und insbesondere für die rechtskonforme Umsetzung der E-Rechnungsverarbeitung ist, aus Gründen der revisionssicheren Datenspeicherung sowie der zu automatisierenden Prozessabläufe, die Einbindung in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) notwendig.
An der HWR Berlin stehen derzeitig keine ausreichenden Ressourcen für die Bearbeitung der komplexen Analyse- und Optimierungsaufgaben der Prozessentwicklung sowie der Workflowgestaltung zur Prozessautomatisierung zur Verfügung. Zudem ist die Einhaltung der vom Gesetzgeber kurzfristig fixierten, engen zeitlichen Vorgaben zur E-Rechnungseinführung ohne eine externe Begleitung des Projekts nicht realisierbar. Aus diesem Grunde wurde im Bereich der Elektronischen Rechnungsverarbeitung schwerpunktmäßig für diese Aufgaben, für die Durchführung des DMS-Vergabeverfahrens sowie für die Qualitätssicherung der DMS-Implementierung die Fa. Myconsult in das Projekt eingebunden.
Projektziele
- Papierakten werden in den beteiligten Fachverfahren durch E-Akten bis zum 31.12.2021 abgelöst.
- Die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungsdaten wird bis zum 16.04.2020 sichergestellt.
- Die revisionssichere Datenspeicherung wird bis zum 01.04.2021 sichergestellt.
- Organisations-, Struktur- und Medienbrüche werden in den priorisierten Fachanwendungen überwunden
- Sammlung von Erfahrungen zur späteren Einführung der elektronischen Aktenführung in weiteren Fachverfahren
Aufgaben
- Grob- und Detailplanung des Projektes, Steuerung der Projektaktivitäten in Hinblick auf Kosten, Meilenstein-, Termin-, und Zielerreichung
- Projektkommunikation
- Verantwortung für die Erreichung der Projektziele
- Verantwortung für die Einhaltung des Zeitplans
- Projektdokumentation
- Identifikation und Klärung der Projektaufgaben