Glossar
A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z
A
Anwendungsübergreifende_Recherche
Archiv
Archivierung
archivwürdig
Abgabeverzeichnis
Das Abgabeverzeichnis enthält die notwendigen Angaben zum Schriftgut, das an das zuständige Archiv abzugeben ist.
Ablage
Die Ablage bezeichnet
- eine Organisationsform der Schriftgutverwaltung, wie z.B
- Zentralregistratur,
- Abteilungsregistratur,
- Bearbeiterablage
- das Einbringen von Dokumenten in Vorgänge und Akten.
Ablauforganisation
Die Ablauforganisation bildet das räumliche und zeitliche Zusammenwir-ken der an der Aufgabenerledigung beteiligten Menschen und Sachmittel ab. Ziel ist eine reibungslose Aufga-benerledigung zwischen allen beteili-gen Bereichen.
Akte
Die Akte ist ein mit Metadaten (z. B. Aktenzei-chen, Aktentitel, Laufzeit) beschriebenes Schriftgutobjekt innerhalb der elektronischen Aktenführung. Sie gibt den formalen, inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Vorgänge und Dokumente hie-rarchisch vor, von dem diesenicht abweichen dürfen.
Aktenplan
Sachsystematischer, an den behördli-chen Aufgaben orientierter Ordnungs-rahmen für das Bilden und Kennzeich-nen von Akten.
Aktenrelevanz
Aktenrelevanz bezeichnet die Eigen-schaft von Dokumenten sowie der zu-gehörigen Bearbeitungsschritte, dem späteren Nachweis der Vollständigkeit sowie der Dokumentation behördlicher Entscheidungsprozesse und der Transparenz des Verwaltungshandelns zu dienen und aus diesen Gründen einer Akte bzw. einem Vorgang zuge-ordnet und in darin aufbewahrt zu wer-den.
Aktenzeichen
Das Aktenzeichen ist ein eindeutiges Kennzeichen einer Akte, bestehend aus dem Aktenplankennzeichen und einer Kennzeichnung für die Akte.
Anwendungsübergreifende Recherche
Die anwendungsübergreifende Recherche macht die in verschiedenen IT-Systemen vorhandenen Infor-mationen über eine einheitliche Re-chercheoberfläche allen Beschäftigten, die die hierfür erforderliche Rechte haben, zeit- und ortsunabhängig zu-gänglich.
Anforderungskatalog
Der Anforderungskatalog enthält alle funktionalen Anforderungen an die künftige IT-Unterstützung. Er wird aus den Anforderungen und Prozessen des Fachkonzeptes abgeleitet.
Annotation
Anmerkung in Form eines Hinweises, einer zusätzlichen Information etc. zu einem Dokument
Archivsystem
Ein Archivsystem ist ein spezielles IT-Verfahren zur Langzeitspeicherung und Archivierung elektronischer Unter-lagen.
Aufbewahrung
Abschließend bearbeitetes Schriftgut ist bis zur Aussonderung vollständig im Aktenbestand aufzubewahren (zu speichern), vor einem unbefugten Zu-griff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen.
Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist ist der Zeit-raum, in der Schriftgut noch für einen Bearbeitungsrückgriff bereitszuhalten ist. Sie beginnt mit der zdA-Verfügung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt die Aussonderung.
Die Aufbewahrungsfrist kann durch Rechts- oder Verwaltungsvorschrift vorgegeben sein. Andernfalls wird sie von der fachlich zuständigen Organisa-tionseinheit im Zusammenwirken mit der Schriftgutverwaltung festgesetzt. Ihre Dauer bestimmt sich allein nach dem Bearbeitungsinteresse und der Wirtschaftlichkeit.
Aussonderung
Unter Aussonderung wird die Anbie-tung von Schriftgut, das die Verwaltung für ihre laufende Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt (i.d.R. nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist), gegenüber dem zuständigen Archiv einschließlich der Übergabe der archivwürdigen und der Vernichtung der nicht archiv-würdigen Unterlagen verstanden.
Aussonderungskatalog
Der Aussonderungskatalog ist eine Übersicht von Akten und Vorgängen, gegliedert nach dem eingesetzten Ordnungssystem, der neben den jewei-ligen Aufbewahrungsfristen auch den entsprechenden Bewertungsvermerk des Schriftguts enthält.
Authentizität
Unter der „Authentizität“ von Daten versteht man, dass die Quelle der Da-ten eindeutig bestimmbar ist (Echtheit).