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Abgabeverzeichnis

Das Abgabeverzeichnis enthält die notwendigen Angaben zum Schriftgut, das an das zuständige Archiv abzugeben ist.

Ablage

Die Ablage bezeichnet

  1. eine Organisationsform der Schriftgutverwaltung, wie z.B
    • Zentralregistratur,
    • Abteilungsregistratur,
    • Bearbeiterablage
  2. das Einbringen von Dokumenten in Vorgänge und Akten.

Akte

Die Akte ist ein mit Metadaten (z. B. Aktenzei-chen, Aktentitel, Laufzeit) beschriebenes Schriftgutobjekt innerhalb der elektronischen Aktenführung. Sie gibt den formalen, inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Vorgänge und Dokumente hie-rarchisch vor, von dem diesenicht abweichen dürfen.








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AkteDie Akte ist ein mit Metadaten (z. B. Aktenzei-chen, Aktentitel, Laufzeit) beschriebenes Schrift-gutobjekt innerhalb der elektronischen Aktenfüh-rung. Sie gibt den formalen, inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Vorgänge und Dokumente hie-rarchisch vor, von dem diesenicht abweichen dürfen.AktenbildungDie Aktenbildung beschreibt die Art und Weise der Zusammenfassung von Dokumenten zu Ak-ten und Vorgängen. Die Aktenbildung erfolgt entweder nach inhaltlichen (sachlichen) oder formalen Kriterien.AktenmäßigkeitDas Prinzip der Aktenmäßigkeit besagt u.a., dass alle entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte eines Geschäftsvorfalls in der Akte zu führen und für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Daraus folgt, dass nicht sämtliches anfallendes Schriftgut zu verakten ist, sondern in jedem Einzelfall über die Aktenrele-vanz des Schriftguts zu entscheiden ist.AktenplanSachsystematisches, an den behördlichen Auf-gaben orientiertesOrdnungssystemfür das Bil-den und Kennzeichnen von Akten.Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit –GlossarSeite: 4AktenrelevanzAktenrelevanz bezeichnet die Eigenschaft von Dokumenten sowie der zugehörigen Bearbei-tungsschritte, dem späteren Nachweis der Voll-ständigkeit sowie der Dokumentation behördli-cher Entscheidungsprozesseundder Transpa-renz des Verwaltungshandelnszu dienen und aus diesen Gründen einer Akte bzw. einem Vor-gang zugeordnet und darin aufbewahrt zu wer-den.AktenverzeichnisDas Aktenverzeichnis ist die Übersicht aller Akten einer Behörde oder einer Organisationseinheit,gegliedert nach dem verwendeten Ordnungssys-tem.AktenzeichenDas Aktenzeichen ist die eindeutige Kennzeich-nung einer Akte. Es setzt sich zusammen aus dem Kennzeichen der Aktenplaneinheit, das um Ableitungskennzeichen sowie weitere Ordnungs-kennzeichen ergänzt sein kann.Aktenzusammen-hangAls Aktenzusammenhang wird der formale und inhaltliche Zusammenhang der Akte (was, warum und wie entstanden ist), der zugehörigen Vor-gänge und Dokumente bezeichnet, der aufgrund des Prinzips der Aktenmäßigkeit bis zum Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen zu wahren ist.AltregistraturMit Altregistratur wird die Verwaltung des Schrift-guts bezeichnet, dessen Bearbeitung abge-schlossen ist und auf das nicht mehr oder nur gelegentlich zurückgegriffen wird oder dessen Aufbewahrungsfrist begonnen hat (passiver Ak-tenbestand).AnbietungspflichtBehörden, Gerichte und sonstigeStellen sind gesetzlich verpflichtet, sämtliche abgeschlosse-nenund für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigten Unterlagen auszusondern und dem zuständigen Archiv zur Übernahmeanzubieten, vgl. § 2 BArchG.Anwendungs-übergreifende RechercheDie anwendungsübergreifende Recherche macht die in verschiedenen IT-Systemen vorhandenen Informationen über eine einheitliche Recherche-oberfläche allenNutzerinnen und Nutzern, die die hierfür erforderliche Rechte haben, zeit-und ortsunabhängig zugänglich.AnnotationAnmerkung in Form eines Hinweises, einer zu-sätzlichen Information (z.B. Kommentar, farbliche Markierung) etc. am Schriftgut.Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit –GlossarSeite: 5ArchivierungArchivierung bezeichnet die dauerhafte Aufbe-wahrung der vom zuständigen Archiv als archiv-würdig bewerteten Unterlagen nach Abschluss der Aussonderung.Archiv Institutionmit dem gesetzlichen Auftrag derBewertungÜbernahmeErschließungVerwahrung und ErhaltungBereitstellung und Auswertungvon Unterlagen mit bleibendem Wert für Gesetz-gebung, Regierung und Verwaltung, für die Rechtsprechung, Wissenschaft und Forschung, die Gesellschaftund zurSicherung berechtigter Belange natürlicher oder juristischer Personen.Beispiele für Archive sind dasBundesarchiv, Landesarchiveundkommunale Archive.Archivinformations-paket (AIP)Das Archivinformationspaket (Archival Informati-on Package, AIP) spielt eine zentrale Rolle im OAIS-Referenzmodell (S. Baustein E-Langzeitspeicherung). Es enthält neben den Pri-märdaten alle zur Interpretation, Lesbarkeit, Nutzbarkeit, Verständlichkeit und Recherche notwendigen Informationen, beweisrelevante Nachweise der Integrität und Authentizität der aufzubewahrenden Unterlagen sowie auch die Primärdaten in standardisierter und herstellerun-abhängiger Form in einem Paket. Ein AIP besteht demnach aus:Metainformationen Inhalts-/Primärinformationen beweisrelevantenDaten technischenBeweisdatenArchivsystemEin Archivsystem ist ein spezielles IT-Verfahren zur Langzeitspeicherung und Archivierung elekt-ronischer Unterlagen.archivwürdigArchivwürdig sind Unterlagen, die einen bleiben-den Wert für die Erforschung oder das Verständ-nis der Geschichte z.B.der Bundesrepublik Deutschland,eines Bundeslandes oder einer Kommune, die Sicherung der Belange der Bürger oder die Informationsbereitstellung für Gesetzge-bung, Verwaltung oder Rechtsprechung besitzen.Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit ob-liegt dem zuständigen staatlichen Archiv. Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit –GlossarSeite: 6AufbewahrungDas vollständige Speichern vonabschließend bearbeitetemSchriftgut bis zur Aussonderung im Aktenbestand. Es ist dabei vorunbefugtemZu-griff zu sichern und vor Beschädigung und Verfall zu schützen.AufbewahrungsfristDie Aufbewahrungsfrist ist der Zeitraum, in der Schriftgut noch für einen Bearbeitungsrückgriff bereitzuhalten ist. Sie beginnt mit der zdA-Verfügung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt die Aussonderung.Die Aufbewahrungsfrist kann durch Rechts-oder Verwaltungsvorschrift vorgegeben sein. Andern-falls wird sie von der fachlich zuständigen Orga-nisationseinheit im Zusammenwirken mit der Schriftgutverwaltung festgesetzt. Ihre Dauer be-stimmt sich allein nach dem Bearbeitungsinteres-se und der Wirtschaftlichkeit. AuslagerungAuslagerung beschreibt die Überführung von Schriftgut in einen anderen Lagerort, wie z.B. eine Altaktenablage im Rahmen der papierbasier-ten Aktenführung oder die Überführung elektroni-schen Schriftguts in das Digitale Zwischenarchiv des Bundes.AussonderungUnter Aussonderung wird dasAnbieten, Bewer-ten und Abgeben oder Vernichten von Schriftgut verstanden, das die Verwaltung für ihre laufende Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt (i.d.R. nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist). Das Anbie-ten erfolgt dabeigegenüber dem zuständigen Archiv.AussonderungsartDie Aussonderungsart ist eine durch das zustän-dige staatliche Archiv festgelegte Metainformati-on, die bestimmt, wie mit den Akten und Vorgän-gen nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungs-fristen in der Aussonderung umzugehen ist,so z.B.:archivwürdig = direkte Übergabe ans Archivbewerten = dem Archiv anbietenvernichten = direkte Löschung möglichAussonderungs-katalogDer Aussonderungskatalog ist eine Übersicht von Akten und Vorgängen, gegliedert nach dem ein-gesetzten Ordnungssystem,der neben den je-weiligen Aufbewahrungsfristen auch denent-sprechenden Bewertungsvermerk(s. u.) des Schriftguts enthält.Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit –GlossarSeite: 7AuthentizitätDie eindeutige Zuordnung eines elektronischen Dokumentes zum Verfasser (Ersteller und / oder Absender).

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